JMALUCELLI TRAVELERS SEGUROS S.A sociedad constituida en Colombia y domiciliada en la ciudad de Bogotá, Calle 98 # 21-50, oficina 901, con Teléfono (601) 7945774, identificada con el NIT No. 900.488.151-3 y correo electrónico: jmtrv@jmtrv.com.co, por medio de la presente se permite establecer los principios y parámetros mediante los cuales tratará los datos personales de terceros que sean sujetos a su tratamiento cuando actúe como Responsable o Encargado de la información:

El tratamiento, manejo y protección de datos personales que adelante JMalucelli Travelers como responsable y/o encargado de la información estará sometido a los siguientes principios, los cuales serán aplicados e interpretados de forma armónica, sistemática e integral en todas las actividades:

a) Legalidad: El tratamiento de datos personales que se adelanta de conformidad con la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las normas que desarrollan la materia.

b) Finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera precisa, previa y concreta al titular.

c) Libertad: El tratamiento solo podrá ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o ausencia de mandato legal que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Acceso y circulación restringida: Los datos personales que recolecte o trate JMalucelli Travelers, serán usados solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos, ni comunicados a terceros.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva,
salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

g) Seguridad: JMalucelli Travelers, en su calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales según sea el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, técnicas, y administrativas, que encuentre necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan carácter de públicos tienen la obligación de garantizar la reserva de la información, la cual se hace extensiva hasta finalizada la relación contractual.

i) Temporalidad: Agotada la finalidad para la cual fue recolectada la información, JMalucelli Travelers deberá cesar su uso, salvo aquella información que deba ser conservada en cumplimiento de las disposiciones legales.

j) Protección especial de datos sensibles: JMalucelli Travelers no recolectará ni tratará datos personales de carácter sensible salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La información sensible que se pueda llegar a recolectar tendrá un nivel especial de protección.

5. Tratamiento y finalidades.

El tratamiento que realizará JMalucelli Travelers actuando como responsable y/o encargado del tratamiento de bases de datos será el de recolectar, almacenar, procesar, usar, transmitir los datos personales, atendiendo de forma estricta los lineamientos establecidos por la ley 1581 de 2012, y el decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades según sea el caso:

a) Atención de solicitudes de servicios conforme las necesidades del cliente.

b) Generación y envío de correspondencia.

c) Realización de actividades o gestiones de cobranza de capital en mora.

d) Registrar información en las bases de datos de terceros de conformidad con las diferentes obligaciones legales, y relaciones contractuales celebradas por JMalucelli Travelers en desarrollo de su objeto social.

e) Manejo de datos de empleados, contratistas, y de quienes se postulen para vacantes laborales en tres momentos, antes, durante y después de la relación laboral.

f) Manejo de datos de proveedores, estos datos solo se recolectarán en caso que sean necesarios y pertinentes tanto para selección de proveedores como para pago, apertura de créditos y contacto para los preexistentes.

g) Manejo de información de clientes, esto en caso de contacto, cobro de facturas y otra información contable, así como promoción de nuevos servicios de la compañía.

h) Manejo y entrega de información a terceros encargados del tratamiento de la información vinculados contractualmente con la empresa para la consecución de su objeto social, como centrales de riesgo, aseguradoras, concesionarios, entre otros.

i) Manejo de información contable y laboral para el cumplimiento requerimientos contractuales y legales.

j) Las demás que JMalucelli Travelers. considere pertinentes para el correcto y normal desarrollo de su objeto social, siempre y cuando sean previamente informadas al titular de la información.

6. Derechos de los titulares de la información.

Los titulares de la información contenida en las bases de datos que trate JMalucelli Travelers sea como responsable, o como encargado del tratamiento tienen los derechos que a continuación se relacionan de conformidad con lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia y la ley.

El ejercicio de dichos derechos solo podrá adelantarse de forma exclusiva por el titular del dato o por las personas que este autorice de conformidad con lo establecido por la ley.

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política y las leyes que regulan la materia.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. Deberes de JMalucelli Travelers respecto de las bases de datos con información personal de terceros cuando actúe como responsable y encargado.

7.1 Deberes como Responsable del tratamiento.

Cuando JMalucelli Travelers asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales adelantará tal gestión en cumplimiento de los siguientes deberes, sin perjuicio claro está de las demás disposiciones previstas en la ley.

a) Garantizar al titular de la información en cualquier momento y de forma gratuita el pleno y efectivo ejercicio de los derechos que tiene a conocer, actualizar, modificar y rectificar sus datos.

b) Solicitar, y conservar en los casos que sea necesario copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su uso, acceso, adulteración, consulta no autorizada o fraudulenta, adulteración o pérdida.

d) Actualizar la información y en caso de efectuar cambios sustanciales en el tratamiento de las bases de datos, informarlo tanto a los titulares como al encargado en caso de existir.

e) Rectificar la información cuando sea incorrecta y en caso de existir un encargado del manejo de la misma, informárselo.

f) En caso de existir un encargado del tratamiento de la información, suministrarle únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado por el titula.

g) Tramitar las consultas y reclamos formulados por titulares de la información dentro de los términos señalados la ley y replicados en esta política de tratamiento.

h) Socializar con las áreas encargadas al interior de la empresa los procedimientos y políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley que regula la materia.

i) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

j) Informar a la autoridad de protección de datos personales cuando se presenten violaciones a los estándares de seguridad de la información y por ende existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

k) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.2 Deberes como Encargado del tratamiento.

Cuando JMalucelli Travelers asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio claro está de las demás disposiciones previstas en la ley.

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento de acuerdo a los términos que se hayan pactado en los contratos con estos.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta política y la ley que rige la materia.

f) Socializar con las áreas encargadas al interior de la empresa los procedimientos y políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley que regula la materia.

g) Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

h) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.

i) Informar a la autoridad de protección de datos personales cuando se presenten violaciones a los estándares de seguridad de la información y por ende existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

j) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Procedimiento para la atención de solicitudes y reclamos por parte de los titulares de la información.

En desarrollo del derecho fundamental de los titulares al Habeas Data respecto de los derechos de acceso, consulta, actualización, rectificación, o cancelación se seguirá el siguiente procedimiento:

a) Los derechos sobre los datos personales solo podrán ser ejercidos directamente por el titular, o por un tercero habilitado legalmente de acuerdo a lo establecido por la ley 1581 de 2012. Esta condición se acreditará mediante copia del documento de identidad, y en caso de ser autorizado, el poder debidamente otorgado.

b) La solicitud para ejercer cualquiera de estos derechos deberá hacerse a través del canal delimitado por JMalucelli Travelers dentro de la presente Política de Tratamiento de datos personales.

c) La solicitud de ejercicio de los derechos deberá contener:

• Nombre del titular del dato, y de ser el caso de su apoderado.
• Petición concreta y precisa del derecho que pretende ejercer. En cada caso, la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que JMalucelli Travelers proceda como responsable de la base de datos a dar respuesta.
• Dirección para notificaciones.
• Documentos que soportan la solicitud.
• Firma de la solicitud.

En caso de faltar alguno de los requisitos indicados, JMalucelli Travelers lo comunicará al solicitante dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean completados. Si transcurridos dos meses sin que se presente la información requerida se entiende que se ha desistido de la solicitud. JMalucelli Travelers internamente se encargará de crear una base de datos sobre Peticiones y reclamos.

En caso de que JMalucelli Travelers actúe como responsable de la información atenderá el reclamo en un máximo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuera posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no puede superar en ningún caso los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

A su turno, en caso de que JMalucelli Travelers actúe como encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en la petición o reclamo, y comunicara al responsable del tratamiento de la información la solicitud, con el fin de que este de la respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado, lo cual será informado al titular para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable de la información y en consecuencia el obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.

De conformidad con lo establecido por la ley, en caso de pretender acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite acá descrito.

9. Canal designado para la recepción de peticiones y reclamos en ejercicio de los derechos de los titulares de la información.

En todo caso, JMalucelli Travelers actuando como encargado o como titular de la información recibirá peticiones y reclamos en ejercicio de los derechos de los titulares de la información en el correo electrónico: jmtrv@jmtrv.com.co.
Cualquier cambio en este canal será informado en debida forma a los titulares de la información.

10. Procedimiento de quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de reclamo o consulta ante JMalucelli Travelers de conformidad con el procedimiento establecido en el numeral 8 de la presente política.

11. Prohibiciones.

En desarrollo de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, y su correcta aplicación, se establecen las siguientes prohibiciones:

a) JMalucelli Travelers prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización previa del titular del dato y de JMalucelli Travelers mismo.

b) JMalucelli Travelers prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de JMalucelli Travelers.

c) JMalucelli Travelers prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolecentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales, Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la constitución política reconoce a estos.

d) Está prohibida la transferencia internacional de datos personales a terceros países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con lo establecido por la ley 1581 de 2012 y los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, aplicando las excepciones que se han establecido para estos casos.